سیستم دبیرخانه یگانه نرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شرکت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و کاربری آسان.
در این سیستم ثبت و گردش کلیه مکاتبات سازمان بصورت الکترونیکی و بی نیاز از جا به جایی فیزیکی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود. سیستم دبیرخانه بدون کاغذ یگانه با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حرکت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است.
در کنار تمامی قابلیت هایی که یک نرم افزار دبیرخانه باید داشته باشد از ویژگیهای در خور توجه سیستم یگانه قابلیت تعریف قالب نامه ها و قابلیت خواندن اطلاعات مورد نیاز نامه از دیگر نرم افزار ها یا بانکهای اطلاعاتی می باشد.
قابلیت ها و امکانات عمومی سیستم دبیرخانه
- امکان وارد کردن متن هامش
- امکان انتخاب متن وارده
- امکان نوع عملیات وارده یا صادره
- امکان انتخاب رونوشت به افراد
- امکان وارد کردن نوع اهمیت
- امکان وارد کردن وضعیت نامه
- امکان جستجو براساس نوع نامه
- امکان ورود نامه های دستی
- امکان وارد کردن جلسات
- ارسال موضوع جلسات به شخص با تاریخ مشخص
- ارسال موضوع جلسات به گروه
- امکان ارسال پیام به اشخاص مختلف
- امکان تعریف کارتابل برای هر شخص
- امکان تعربف گروه های مختلف
- امکان انتخاب تقویم کاری برای هر شخص
- امکان انتخاب تقویم کاری برای هرگروه
- گزارشات:
- گزارش مشاهده کنترل وپیگیری ارجاعات
- گزارش براساس دیرکردهای ارسال شده
- گزارش براساس مکاتبات اصلی
- گزارش براساس شماره نامه های ثبت شده
و بالاخره گزارش مورد نیاز شما .
ساختار سیستم :
در این قسمت می توانید تمام اطلاعات پایه سیستم را خودتان تعریف نمایید . موارد مهم عبارتند از :
- تعریف مذهب
- تعریف ملیت
- تعریف تحصیلات
- تعریف عنوان یاداوری
- تعریف دستورات
- تعریف انواع نامه
- تعریف گروه های مختلف
- تعریف اشخاص مختلف
- تعریف موضوعات نامه
- تعریف زمان ارجاعات
